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天同41步详解，用项目管理的思维办理案件 | 天同文化

发布时间：2024.06.21 14:01 来源：天同诉讼圈

我们始终相信，坚持进行知识管理和作业标准化的团队，一定收获了与其付出相对应的收获，包括天同所和天同的律师们，也因此获益良多。之前我们发表了文章《在天同，我们这样做知识管理（点击查阅）》，当时就有很多小伙伴对里面提及的“诉讼案件41步标准化流程”很感兴趣。

近年有不少律所在探索将专门的项目管理人才引入业务团队，取得了一些不错的反馈。
对于暂时没有这方面安排或人才暂时还没有到位的律所或团队，以及重视案件管理方法的律师而言，我们不妨从提升自己的项目管理思维及能力入手。

今天来聊聊什么是项目管理、项目管理如何服务律师作业，以及展开说说“天同41步”。

项目管理中的“项目”，指一个具有明确目标、独特性、临时性、资源限制、跨组织协作、风险管理、变更控制和沟通计划的相对独立、整体的工作事项。项目的成功依赖于有效的预算控制、风险管理、变化应对和沟通机制，旨在预定的时间和预算内，通过有效协调资源和团队，在满足协作各方不同利益需求的同时，按计划实现共同的、特定的成果或目标。

而“项目管理”，是一种通过应用知识、技能、工具和机制，以实现项目目标的系统方法。大致上分为启动、规划、执行、监控和收尾几个基本步骤；包括目标、协作内容、时间、承办、质量、资源、沟通、风险、采购、关键人等管理内容；其机制效果在于，通过综合规划和系统跟进，确保项目按时、按预算、按质量、按目标完成，实现项目利益最大化，并通过经验教训和反馈闭环，不断改进项目管理的方式方法。

答案是肯定、且应当的。

项目管理的核心价值在于整合资源、优化流程、控制风险、强化沟通以及持续改进，这些同样是对律师作业的要求。

我们当然不能全盘否定拿到案件就埋头办案的做法与态度，但针对多案件并行的情形（无论是所内、团队内还是个人），不论是出于提高协作效率、个人或团队可持续发展，还是作业准确、质量统一而言，会更加需要承办人具有项目管理的思维和习惯，以明确的目标结果为导向、系统地规划和落实业务细节，确保每个环节都符合专业标准，同时有效地应对案件的复杂性和不确定性。

个案办理中，项目管理思维有助于提高办案效率、质量和客户满意度。这种思维模式：
着重强调目标，强调对目标进行细化、明确、多角度拆解、多层次分析，哪些是客户目标、哪些是律所目标、哪些是律师及团队目标，哪些是根本目标、哪些是添花目标，甚至哪些不是目标、只是实现目标的手段，在明确之后都可以更好地指导律师制定服务策略、应对过程中的各种变数；
促使律师从宏观角度审视案件，系统地考虑所有相关因素，如法律、客户、对手和证据，进一步优化资源分配，确保关键任务得到着重处理、关键争议得到重点论证，并确保遵守严格的程序时间限制；
强调沟通的有效性，沟通≠表达，案件推进过程中，各方信息的传递和接收应当是清晰、准确、及时的，应使用受众能够理解的语言、风格，使用合适的沟通渠道、方法，提供透明的进度更新和及时的沟通反馈，以促进项目各方的相互理解，确保行动的一致；
关注质量控制，通过设置合理且统一的模板、动作、流程（审阅机制），确保案件处理的每个环节都达到统一的高标准，并允许律师灵活调整策略以应对新情况或证据；
鼓励经验总结与反哺，律师得以从每个案件的总结归纳中，不断改进工作方法和流程，提高团队协作效率，以适应不断变化的法律、市场及行业环境。

—— 律师办案时采用项目管理思维，或者说学习项目管理的成熟方法解决办案、协作过程中遇到的效率和质量问题，属“取法乎上”。

天同一直在努力设计更为科学的案件办理、管理流程，并建立了一套严密高效的“案件流程管理体系”，我们总结出41步标准化处理流程，可以确保天同“出品”的品质，同时也可以让当事人及各协作方更好地了解案件的进程和发展态势：

接下来我们进行逐步拆解（文末联系天同小助理获取表格文件）：

01. 基本信息采集与录入

【技术要领】

所有案件相关信息准确无误地登记建档，不要担心繁琐，流程上游越完善、后续处理越高效
不用考虑案件后续的签约可能性，按“签”的标准对待，一定程度上也会提高签约的可能性

【完成动作】登记案件基本信息

【输出内容】基础信息表（分业务类型）

02. 利益冲突检索

【技术要领】

严格参照相关管理规定检索利益冲突
检索范围包括总分所
有条件/需求的情况，还建议扩大检索范围，例如扩大时间范围为案件结项后2~3年，及或扩大当事人范围至股权关联主体。

【完成动作】完成所有利冲规则的检索

【输出内容】明确输出各个规则的结果；“无利冲”结果或存在可豁免的利冲情形，并由当事人出具豁免函

03. 预立案

【技术要领】

在无利冲/可豁免的情况下，根据案件信息进行预立案操作
案件信息及利冲检索情况（含豁免）完整、准确、无遗漏

【完成动作】完成对应的系统操作

【输出内容】获取案号；预立案表及案号（分业务类型）

04. 确定承办团队

【技术要领】

根据案由、服务体量、审理层级、当前程序、地域、行业/专业、当事人性质等，为案件匹配合适的承办律师和团队
人员明确、分工合理、事事有着落
必要时可进行跨团队调配，或多团队组合
明确团队内各成员的主要分工，并针对关键任务或事项配备“主-辅”承担结构

【完成动作】确定人员名单，建群，并分别发送案件基本材料

【输出内容】分工表（分业务类型）

05. 确定评估委员会

【技术要领】

根据案由、行业/专业、审理层级、当前程序等，确定本案的评估委员会成员
成员能力需完整覆盖案件需求，必要时可就评估环节外请专家

【完成动作】确定评估委员会名单，并分别发送案件基本材料

【输出内容】评估委员会名单

06. 发送工作联系函

【技术要领】

及时向客户发送工作联系函，载明各个联系人，确保内容准确、联系方式有效（注意后续根据团队变化而调整、更新）、沟通顺畅
联系人分工清晰，且沟通任务覆盖各个方面
注意以“建议”的口吻进行表达，不要让内外误以为只能按分工进行联系

【完成动作】发送联系函（客户确认已收到）

【输出内容】工作联系函

07. 案件评估

【技术要领】

对案件进行全面评估，内容包括：基于证据体现的案情（法律关系示意图）、事记时间轴、争议焦点及倾向性意见、诉讼策略、程序路线及时间、风险、成本等
评估委员会针对案件召开评估会议，或基于书面材料分别提供评估意见

【完成动作】评估会议（各成员意见）

【输出内容】初步法律意见书（可含待补充材料及信息清单）

08. 提出初步意见

【技术要领】

基于委员会的评估及承办团队的判断，得出初步的法律意见和策略
初步意见应相对中立、合理，且有依据
若尚存未知因素，则根据各项未知因素可能的情况分别推演其对结果的影响

【完成动作】得出明确意见

【输出内容】初步法律意见书（可含待补充材料及信息清单）

09. 第一次与客户正式会谈

【技术要领】

明确各方与会人员
明确适当的会议时间及场所
提前确定会谈提纲，尤其注意设置环节明确客户具体、真实、根本的委托目标。必要时可提前发送初步意见
提前编制会议纪要基本架构
制作初步法律意见汇报PPT

【完成动作】发送会议通知及会议材料（客户确认已收到）

【输出内容】会议纪要（架构）；初步法律意见汇报PPT

10. 发送前期工作计划

【技术要领】

制定并发送案件处理的前（近）期工作计划
计划内容详尽，时间节点明确，任务分工合理

【完成动作】发送工作联系函 - 前期计划表

【输出内容】工作联系函 - 前期计划表

11. 提交呈报文件

【技术要领】

结合委员会的评估意见、正式会谈的补充信息，根据已经取得的材料或已经获知的内容编制呈报文件
原则上，呈报文件中应包括案情（法律关系示意图）、事记时间轴、争议焦点及倾向性意见、诉讼策略、程序路线及时间、风险、成本等，供客户进一步确认或探讨
如时机合适，呈报文件中还可包括报价方案
提醒客户如有疑问可进一步沟通

【完成动作】发送呈报文件（客户确认已收到）

【输出内容】呈报文件

12. 资料收集

【技术要领】

以办案标准，收集案件相关的所有资料和证据
将所有资料转化为电子档案，并分文件准确命名，命名应包括生效时间、原文件名，必要时可简单描述文件意义；原则上不要将多个文件合并为一个电子文件存储
绝不收集原件，一旦发现，及时进行退回操作，并保留退回记录
将资料按类分别收集

【完成动作】编制资料清单，包括分类、生效时间、名称、要旨、提供方等

【输出内容】完成资料清单，且所有资料电子档案分类存储；资料清单

13. 资料核对与录入

【技术要领】

第二人详细核对收集的资料，确保无误
将所有资料完整、准确、分类录入数智化工具

【完成动作】将资料清单（附完整资料）同步承办团队

【输出内容】资料清单（核对后）

14. 制作案情摘要

【技术要领】

借助数智化工具，结合收集的资料，提炼案件关键信息和论点
原则上，案情摘要应严格依据证据表现

【完成动作】将案情摘要同步承办团队

【输出内容】案情摘要

15. 制作案件图表

【技术要领】

根据最终的案情主要，核对 / 修订 / 制作案件流程图、时间线等图表
图表直观，信息准确

【完成动作】将各图表同步承办团队

【输出内容】基于证据体现的法律关系示意图、事记时间轴等图表

16. 法律法规检索报告

【技术要领】

围绕争议焦点，借助数智化工具，（分别）检索相关法律法规，生成报告
报告条理清晰，排序遵循不同渊源的效力位阶

【完成动作】将检索报告同步承办团队

【输出内容】法律法规检索报告

17. 案例检索报告

【技术要领】

围绕争议焦点，借助数智化工具，（分别）检索相关案例（天同码），生成报告
报告条理清晰，排序遵循不同裁判主体的层级

【完成动作】将检索报告同步承办团队

【输出内容】案例检索报告

18. 辅庭律师汇报第一阶段工作

【技术要领】

集中汇报案件前期工作进展和初步成果
原则上汇报内容应包括对评估意见及呈报文件的调整或确认，还应包括下一阶段工作计划
制作汇报PPT，提前发送与会人员
通知承办团队汇报会议具体的时间地点，并提前发送会议材料

【完成动作】召开会议，并得出下一步工作计划

【输出内容】汇报PPT - 第一阶段工作（含会议确定的下一阶段工作计划）

19. 与客户深入沟通交流

【技术要领】

基于第一阶段工作及下一步工作计划，进一步了解客户需求，沟通案件策略
根据会议内容，制定并发送案件处理的下一阶段工作计划，计划内容详尽，时间节点明确，任务分工合理

【完成动作】将阶段工作计划同步承办团队，并发送给客户（客户确认已收到）

【输出内容】工作联系函 - 阶段工作计划（含沟通确定的下一阶段工作计划）

20. 撰写法律文件

【技术要领】

根据案件情形，按正式文件标准，撰写各类法律文件及业务文件

【完成动作】将文件同步承办团队

【输出内容】法律文书；业务文件

21. 证据准备

【技术要领】

整理和准备案件所需的证据材料
借助数智化工具，按正式文件标准，编制证据清单

【完成动作】将证据清单同步承办团队

【输出内容】证据清单

22. 所内讨论

【技术要领】

组织所内讨论，集思广益，优化案件策略，调整法律文件

及证据清单

形成会议纪要

【完成动作】将会议纪要及调整后的法律文件、证据清单同步承办团队

【输出内容】会议纪要；法律文书（调整后）；业务文件（调整后）；证据清单（调整后）

23. 协调模拟法庭时间

【技术要领】

安排模拟法庭的时间和参与人员
确定模拟法庭各角色对应人员，注意各方力量应相当，对手力量可以一定程度上高配，提前发送模拟法庭材料（含各方证据，注意可见度）
根据案件情况及承办情况，考虑是否邀请当事人参与

【完成动作】通知模拟法庭召开信息

【输出内容】模拟法庭安排通知

24. 模拟法庭庭前会议

【技术要领】

明确模拟法庭的环节及论证目的

【完成动作】召开庭前会议

【输出内容】庭前会议纪要

25. 召开模拟法庭

【技术要领】

进行模拟法庭演练，检验案件策略
模拟法庭流程顺利，策略得到检验

【完成动作】召开模拟法庭

【输出内容】模拟法庭庭审笔录

26. 庭后复盘

【技术要领】

分析模拟法庭情况，就诉讼策略进行有针对性地分析

【完成动作】召开复盘会议

【输出内容】庭后复盘报告

27. 确定庭审策略

【技术要领】

根据模拟法庭结果，确定最终策略

【完成动作】调整后的文件同步承办团队

【输出内容】法律文书（庭后调整后）；业务文件（庭后调整后）；证据清单（庭后调整后）

28. 提交律师工作报告

【技术要领】

向客户提交律师工作报告，反映工作进展
本次工作报告，应包括阶段工作内容、工作成果，以及建议的办案策略，并附所有拟提交的诉讼文书
提醒客户如有疑问可进一步沟通

【完成动作】将律师工作报告同步承办团队并发送给客户（客户确认已收到）

【输出内容】律师工作报告（附待确认文书）

29. 提交证据

【技术要领】

提交案件证据清单及相关证据
应符合正式文件要求

【完成动作】将定稿证据清单同步承办团队并发送客户（客户确认已收到）

【输出内容】证据清单（含对应证据包）

30. 提交庭审所有材料

【技术要领】

准备并提交庭审所需的所有材料，
注意提醒客户根据法庭要求，自行携带必要的原件参加庭审

【完成动作】提交全部材料

【输出内容】庭审材料包；庭审通知

31. 庭审提纲思维导图

【技术要领】

制作庭审提纲和思维导图，指导庭审发言
注意提纲和导图应覆盖庭审要点，且尽量穷尽各种可能的情况及其应对方式，包括对方可能提出的观点意见，包括证据可能出现的意外变数

【完成动作】将提纲和导图同步承办团队

【输出内容】庭审提纲；思维导图

32. 参加庭审

【技术要领】

代表当事人参加庭审，进行法庭辩论
庭审表现专业、发言简明有据，情绪稳定、态度端正
一切以最终服务委托目标、最大限度维护当事人利益出发

【完成动作】参加庭审

【输出内容】庭审记录；庭审笔录（如可）

33. 庭后复盘

【技术要领】

整理庭审要点，尤其关注法官针对具体问题的态度及诘问，综合分析庭审情况并预测裁判意见
判断是否有必要扩大范围（至评估委员会）召开复盘会议
明确下一步策略及工作方案

【完成动作】将复盘意见同步承办团队

【输出内容】庭后复盘报告

34. 提交代理意见

【技术要领】

根据庭审情况，提交代理意见，补充/强化我方在庭审过程中的意见
代理意见应以服务法官厘清案情、依法辅助法官裁判为出发点

【完成动作】提交代理意见

【输出内容】代理意见书

35. 开庭工作报告

【技术要领】

向客户提交开庭工作报告，反映庭审情况及下一步工作内容
注意避免对庭审效果进行主观臆断
提醒客户如有疑问可进一步沟通

【完成动作】将开庭工作报告发送客户（客户确认已收到）并同步承办团队

【输出内容】开庭工作报告

36. 与法官进一步沟通案件

【技术要领】

以合法合规的方式，通过官方正式渠道，争取法官进行必要的、进一步沟通，补充/强化我方的意见
一切以最终服务委托目标、最大限度维护当事人利益出发，争取最有利裁判结果

【完成动作】进行必要沟通

【输出内容】沟通记录

37. 裁判文书归档

【技术要领】

收到（阶段）裁判文书之后，第一时间转为电子文件
总结裁判要旨
将裁判文书电子档进行分类归档，确保资料完整性及回看效率
原则上所内不保留裁判原件，如律所收到纸质文书原件，在收录对应电子文档后应及时将纸质原件寄送给客户

【完成动作】裁判文书归档；将文书及要旨同步承办团队

【输出内容】裁判文书电子文档按类存储；裁判要旨

38. 向客户提交全套卷宗

【技术要领】

整理并提交案件全套卷宗给客户，卷宗应包括但不限于以下内容的电子文档/复制件（非原件）：立项材料、结案报告、全套法律文书、全套裁判文件、全套协议及授权、律师工作记录表、全套律师工作文档等
如客观上律所暂存了案件相关的、非律所参与的任何原件材料，应一并转交客户，并保留交接记录

【完成动作】将卷宗寄送/发送给客户（客户确认已收到）；将电子卷宗同步承办团队

【输出内容】卷宗

39. 案例撰写

【技术要领】

以天同码的编码格式，对案例进行总结
内容应具有一定的普遍性或指导意义

【完成动作】将案例笔记同步承办团队，必要时可同步全所供大家研习

【输出内容】案例笔记

40. 知识管理

【技术要领】

结合个案情况及办案效果，区分知识等级及开放程度
更新知识管理数据库，便于检索和学习

【完成动作】更新知识库

【输出内容】知识库新案例笔记

41. 办案总结

【技术要领】

撰写办案总结报告，总结案前规划有效情况、计划执行落地情况、委托目标实现情况，根据遇到的具体问题、难点、堵点，结合分析意见及处理结果，提炼经验教训（既包括专业知识，也包括协作方法、业务流程等综合方面）
将电子卷宗、总结报告，及全套过程性文件、内部文件，打包交档案室归档

【完成动作】归档

【输出内容】归档回执

此外，对于初入职场的新律师，我们建议可以从零开始形成符合本人习惯的业务办理标准化路线，在个案中，从明确委托目标开始，制定详细的工作计划和流程。
这包括选择合适的工具以支持案件信息的采集、存储、分析和共享，包括为每个环节制定目标完成时间及阶段成果，也包括为全流程编制试用顺手的模板文件，甚至代替人工进行一些基础作业。
接下来，通过持续的监控和控制，确保各环节按计划进行，但放平心态，意外才是常态，遇到超出计划外的情形，及时调整以应对偏差或风险，只要目标是明确的，相信自己可以殊途同归。
最后，在每个案件结束后，进行彻底的复盘和总结，提炼经验教训，不断优化和改进标准化流程，形成一套成熟的业务办理模式，降低下次流程中“意外”造成的影响。

相信在未来，我们可以共同探讨出更具效率、更具创新性、更具实践价值、更具前瞻意义的知识或知识管理模式，让中国律师基业长青。

如果你对标准化作业感兴趣，想进一步探讨律师或组织的协作模式，请添加小助理的微信，备注“标准化”，获取天同41步表格文件，我们也会视情况建群交流哦：

后续也将在天同的B站发布完整的标准化作业流程讲解，可以提前关注哦：

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